From Finance & 行政

先驱保护先驱(2020年8月25日在下午1点42分)

To All TWU Faculty & Staff:

设施管理和建设(FMC)欢迎大家回到得克萨斯女子大学秋季学期2020。为了让我们的学生,教师和工作人员拥有最高效和接合学期可能,FMC已经与不懈的努力我们 环境健康和安全 部门,以确保所有的空间管理,在充分考虑安全维护。这里有什么FMC在我们筹备这个学期已经完成了一些快速的音符。

FMC已经修改了我们的清洁时间表和产品,以确保他们CDC批准。 FMC还培训与顾问合作,以改善我们与修改,室内空气质量对我们的HVAC系统在可能的情况。也许最重要的是,FMC已经采购和分发大量洗手液的分配器和喷雾瓶,装满相同疾病预防控制中心消毒批准,所有开荒使用。 (超过400洗手液站和2000个喷雾瓶!)

这些洗手液站和喷雾瓶已经摆在我们的TWU建筑的所有公共区域,用纸巾和补充站提供我们每个人的消毒我们的空间和之前的任何接触或活动后表面的能力一起。

我们希望所有接受这个个人的责任和FMC鼓励大家在精神使用这些产品“敢为人先保护的先锋。”

你应该注意到耗材耗尽,无论是洗手液,洗手液,纸巾,消毒剂,笔芯,或其他物品,请 接触FMC 在(940)898-3137或 将工作秩序,链接发现 我们的网站。 (必须是在校园,进入工单,最好使用Internet Expl要么er(IE))。

规划退货(5月7日,2020年)

亲爱的TWU教师和工作人员,

我希望这个消息大家都找到安全,健康状况良好。我们将继续浏览什么可能是我们一生中,与来自得克萨斯州和州长方丈的国家指导平衡的最显著的公共卫生和公共政策的挑战,我们将要更新的得克萨斯女子大学社会各界对我们的计划,我们的进展通过夏天。

而类将继续在今年夏天最初递送数字,我们预计逐步重新引入的脸对脸的学习,从高触感的领域,如涉及技能,必要的脸对脸学习去医院实习,某些实验室和课程。学术事务积极合作,确定这意味着什么是数字校园的住宅,包括设置课程讲授搭配秋季2020

在准备这些计划, 博士。 feyten的4月29日的电子邮件 宣布TWU员工计划,以重新回到校园,分成三个阶段:

  • 阶段1: 选择部门将提供有限的服务开始5月18日与总务长办公室出发月11日至便于夏天付款时间表。
  • 阶段2: 大约人员的四分之一将返回6月1日。
  • 阶段3: 大多数员工将重新回到校园7月1日。

在第一阶段的准备,我们希望提供有关TWU是如何接近我们的校园重新开放,同时保护TWU社会更多细节。

回到校园

返回之前,你会被你的归期校园的上司通知。你不能前负责人批准重新回到校园。进入校园建筑目前要求副总统的批准。

此外,员工将被要求填写一份“rebo​​arding”重返校园前的培训。在线培训将涵盖新的程序和准则,以及社会各界的期望,既要防止covid-19的传播。您将收到关于如何在未来几天内完成本次培训的说明。

预防

防止covid-19的传播,最好的办法是降低感染个体呼吸道飞沫呼吸的机会。其结果是,教师将被要求职员和学生要坚持按照疾病预防控制中心的指导方针,包括制定的预防要求:

  • 留在家里,如果你或者家庭成员生病: 如果您或您的家庭是生病或遇到与covid-19症状,一定不要来上班。此外,教师,职员和学生必须 报告covid-19症状或暴露通过在线形式。 TWU将进行追踪接触者,其中包括你有过接触,并通知他们需要自我隔离14天谁个人的通知。
  • 从维护个人身高6英尺的距离: 只要有可能;教师,职员和学生应保持与其他人至少6英尺的距离。当这是不实际的,TWU正在实施的替代方法,以防止covid-19的蔓延,包括使用有机玻璃盾牌和面覆盖物。阶段1期间,虚拟会议仍然鼓励只要有可能。
  • 采用有机玻璃防护罩: 有机玻璃屏蔽可以安装在诸如收银员,服务台和相关客户地点/顾客的相互作用发生,保持六英尺距离时提供物理分离是不可能的。购买这些盾牌将集中管理,以适当的副总裁的批准。
  • 使用面部覆盖物: 在其它情况下保持社会距离是不可能的,用布覆盖面是必需的。
    • 谁也不能维护社会距离,他们的工作职责的结果,这些员工将被提供可重复使用的表面覆盖物。由于供应有限,TWU将优先分配给那些谁是接近别人的时间显著时期员工。
    • 所有其他员工,以及学生和游客在校园里应该提供自己的脸覆盖,如果他们将6英尺他人之内。
    • 对于面部覆盖在TWU,包括如何使自己,正确使用,安全移除,保养说明使用额外的信息,请参阅 TWU冠状面覆盖网页.
  • 电梯和楼梯的使用: 电梯占用将受到限制,以促进社会距离。此外,如果有不止一个人在电梯轿厢面覆盖物是必要的。如果有条件,可以考虑使用楼梯,以减少电梯的需求。楼梯也可以(在紧急情况下除外)标记为单程旅行为好。
  • 使用手部卫生: 员工被要求使用洗手液或者在进入校园建筑洗手,此后频繁。校园手消毒站的数量将几乎增加了一倍。站将策略性地放置在建筑物入口等人流量大的区域。

至关重要的是,教职员工和学生遵守这些规定,即使他们不觉得恶心或不关心成为生病。我们有责任保护最弱势群体在我们的社会,而这些措施是我们可以采取限制这种疾病的传播的重要步骤。

增强的清洁协议

甚至减少校园操作之前,TWU制定加强清洁的高触感表面的协议,在公共区域按照CDC指南。

设施管理还投资了额外的设备和清洁用品,以便为员工开始返回校园继续这种增强的清洁。

保证充足的卫生设施必然是共同的责任,需要从员工额外的努力,以保持他们的区域的清洁。额外的供给,如消毒剂和纸巾的喷雾瓶,将被分发到的区域与高触感表面,例如其中需要物理交易服务/接收区,计算机和教学实验室。

员工谁是无法返回

我们认识到,我们的一些员工都在高风险类别感染covid-19,或住在一起或者是照顾那些在高风险类别。此外,有些员工可能没有向他们提供托儿。进一步的指导,以及为要求延长远程办公的指导方针,正在开发中。

TWU的新常态

显然,即使操作在校园里全面恢复,我们将不能够做一些事情,我们在过去同样的方式。保证TWU社区的安全,需要我们大家的适应“新常态”。

我们继续积极监察有关情况,并会调整我们的计划第2阶段,并根据当地,州和联邦指导方针第3阶段,以确保您的安全,同时继续满足大学的使命。在未来阶段的细节将在以后的电子邮件来传递。

我们还想重申,TWU相关的旅行仍然暂停,各部门必须坚持先前概述 covid-19的开支指引 上个月派出4月13日。

我们感谢大家的辛勤工作和创新过程中的大流行,我们期待着有在校园里每个人都回来了。如果您有关于重返校园有任何疑问,请电邮 c要么onavirus@twu.edu.

谢谢,

杰森·汤姆林森
对于财务和行政副总裁

covid-19支出指引(2020年4月13日)

到TWU教职员工:

现在你最有可能看到了总理的指示,控制成本,并冻结所有非必要支出。我们是严重依赖于石油行业,当然,销售税收益的状态。两者都是下降的,我们还不知道这些下降的程度。作为校长说:“这将是不现实的,不要指望一些国家预算的挑战。”现在还不是报警的时间,这只是时间要实用。我们现在保存什么会令未来的挑战,痛苦少。

鉴于在大学校园和形态各异的各种支出用途付款方式,我们将共同努力,以保护我们的资源。关键将是我们愿意与一个病人另一个为我们提供了充足的通信,同时寻找灵活的解决方案。

教务长,我已经制定了以下指导原则。在一般情况下,任何必要的开支应该由您所在地区的副总裁(VP)进行确认。每个副总裁将确定其组织适当的处理。

旅行:

  • 所有外国和国内旅游继续停牌,直至另行通知。
  • 减少负债所有空气卡,教练卡和招聘人员卡已经被灭活。
  • 异常可能通过与校长协商任教务长或副总裁财务及行政(vpfa)授予。

合同:

  • 新的和续订合同进行审查。仅适用于为正在进行的操作是必不可少的关键项目合同将被执行。 

采购订单(PO):

  • 新的申请转换为采购订单(PO)只要是对对于正在进行的操作必不可少的关键项目。
  • 所有申请必须通过电子邮件或从相关副总裁书面获得批准,并且必须连接到每个申请。
    • 有关的合同申请的合同已批准由一个或多个VP不需要这个级别事先批准。
  • 确保费用计入本财年预算:
    • 货物和/或服务必须在凤凰城进行物理,系统不晚于2020年8月31日。
    • 从供应商的发票必须于2020年8月31日之前被过时。
    • 8月31日后收到任何发票或申请,2020年将与财2021年的资金支付。

采购卡(采购卡):

  • 我们建议您评估有多少pcards在你的部门内运行。你应该不预期需要使用您的采购卡,直到正常TWU操作的简历,请让采购知道,这样的采购卡可以暂时失活。
  • 采购卡的采购应当管理,以确保财产跟踪和标记是必要的。如果您对这些要求的项目进行跟踪任何疑问,请//servicecenter.www.forgs.net/ tdclient / 1956年/门/ KB / articledet?ID = 104037或发送电子邮件assets@twu.edu。
  • 远程操作办公用品应审慎管理,以确保只有关键任务功能正在得到解决。
  • 采购和合同服务,将审查的适当采购卡的活动。
  • 采购卡极限将降低到以下情况:
    • 单个申购上限为$ 500个持卡人 - $ 1,000部门持卡人
    • 每月总限额为$ 3000个个人持卡人 - $ 6000名持卡人部门
    • 降低限制不会影响任何预期退款。
  • 确保信用卡购买的计入当期财年预算,以下必须在八月2020年完成:
    • 所有交易都必须在GCMS进行协调。
    • 所有交易都必须在GCMS批准。
    • 所有的证明文件(费用报告,收据,ATAS,食品理由表格等)必须在采购和合同服务办公室接收。
    • 如果任何这些项目都没有完成,则该交易将与年度2021基金支付。

订阅,注册和会员资格:

  • 每个VP将审查的订阅,注册和成员为他们的地区当前的列表。那些不是关键任务,应暂停。

补充任务支付(STP):

  • vpfa将审查所有的污水处理厂与教务长和副总裁咨询。
  • vpfa将审查与总理的内阁协商进行必要的修订的STP政策。

预算转移:

  • 除了那些涉及到薪金支出预算转移被暂停,除非转让授权由相应的副总裁批准。
  • 对于人事问题所需的预算转移支付,预算办公室将确认VP处理之前的认可和资金的可用性。

应尽一切努力以确保所有的采购,无论方法,是对得克萨斯女子大学的关键任务的必备物品。

最后,请知道的采购团队仍然愿意并能够支持您的采购需求。考虑到团队远程工作,我们要求您通过转发procure@twu.edu所有问题。工作人员正在监控传入的请求,并会提供及时的响应。

谢谢,

杰森·汤姆林森
对于财务和行政副总裁

冠状病毒......和校园邮件+中央接收/仓库(2020年3月23日)

问候教师和工作人员,                                         

由于大学最近的住宿,以让更多的教师和员工在家工作,远程办公通过安排,已经有大约校园邮件和仓库(中央接收)服务的问题。

考虑到这些情况前所未有,我们认识到,员工可能会尝试继续从家庭与校园最小的工作人员正常工作,以及。这意味着,问题可能出现的有关计量邮资和/或通过亚马逊,FEDEX,UPS等订货...

23个3月20日,我们的仓库和邮件服务仍然是开放的,但将在骨干人员操作。  

校园邮件/邮资计量 - 这意味着什么呢你?

  • 我们将继续拿起来自美国的F / S邮件邮局,并将其放置在收发室的行为通常部门插槽。你需要你的徽章卡进入的行为;然而,收发室本身将保持解锁,您可以继续把邮件(即需要校园邮资)发送出去。我们不会员工邮箱空间,但将在一整天的时间间隔检查这些项目。
  • 如果部门邮槽填满了,我们将为大家带来的项目在中央接收仓库 1200帧街道丹顿,TX 76204。我们可以安排通过电子邮件发出请求的部门皮卡。 (请参见下面的联系人列表)
  • 如果部门需要送东西的认证(见下面的联系人列表)
  • 如果部门的需求将超过5磅送东西,标准不会改变,因为部门将需要通过联邦快递或隔夜Lonestar公司作出安排。
  • 邮件仍然会从校园到美国去了按天,每一天结束邮局。
  • 快递服务小牛将停止作为建筑正式关闭。
  • 如果火箭保持开放时,才会发生校园内部mailout(群发邮件)到休斯敦。 (再次,需要任何超过5磅,从部门的帐户或联邦快递发送Lonestar公司过夜)

*(提醒:我们需要对所有的邮件包裹返回地址,与部门一起,所以我们可以正确IDT邮资信息不完全的项目不能被处理。)*

关于校园邮件的问题? 电子邮件颂歌霍顿(ch要么ton5@twu.edu),帕梅拉寺庙(ptemple@twu.edu)940.898.3161,或丹尼斯hoebee,(dhoebee@twu.edu)940.898.3134 

校园仓库/中央接收 - 这意味着什么呢你?

  • 为使员工从校园建筑限制的时间段,您可以使用 1200帧街道,丹顿TX 76204 传递目标。  
  • 由于外门到仓库将被锁定,就必须作出安排之前走出来拿起你的项目。 (请参见下面的联系人列表)

关于仓库/中央接收问题? 联系特拉维斯柯纳(tkoerner@twu.edu)940.898.3145,帕梅拉寺庙(ptemple@twu.edu)940.898.3161,或丹尼斯hoebee,(dhoebee@twu.edu)940.898.3134 

感谢所有为你做TWU!

丹尼斯

丹尼斯hoebee,工商管理硕士
Direct要么, Space Management, Real Estate, & Assets
Facilities Management & Construction

会计员的通知给学生(2020年3月23日)

这封电子邮件是由总务长办公室,在人的学费支付/费用将不再下午5点以后,周一公认的通知,3月23日这所大学要求所有练习这导致总务长办公室的支持被关闭社会隔离最近的联邦,州和地方的请求,要求该covid-19危机期间有限的个人接触。

我们要求学生用剩下的余额或分期付款计划,使在线支付。如果已经预定了你的最终分期付款,不需要采取任何行动。所有学生都能在TWU主页底部访问来自任何在线付费链接的在线支付系统,在您的门户网站帐户或自助服务。学生是无法通过4月15日,以使他们的最后支付的学费将不会被评估的滞纳金。没有任何费用进行在线,电子支票付款。请用你的银行代码和银行帐号。

学生可以进行支付,获得月度报告,并查看他们的1098-T税形式在其在此处提供相同的薪酬网上链接:

//secure.touchnet.net/c21496_tsa/web/login.jsp

任何问题都可以通过电子邮件发送给 payments@twu.edu 我们会做出回应。请提供您的学生证号码,如果你有一个问题。

感谢在践行社会疏远,现在支持在线支付过程的支持。我们会尽快打开我们的办公室作为学校恢复正常活动。


总务长办公室
得克萨斯女子大学

远程办公和TWU属性(2020年3月22日在下午3点01分)

问候教师和工作人员,

由于大学最近的住宿,以让更多的教师和员工在家工作,远程办公通过安排,出现了对技术的争夺,以满足这一需求。快速适应社会距离,一些大学的财产已经被带回家,以便教师和工作人员可以继续他们的工作。

考虑到这些情况前所未有,我们认识到,员工可能需要继续从家里除去资产,以完成工作。高校资产的适当跟踪;然而,是成为我们的资源的好管家和国家规定了至关重要的作用。此外,它的资产需要调整一些资源,为功能校外。请注意,这种做法通常不支持;然而,这些都是前所未有的时代。

可用于远程办公安排去除大学属性的实例可以包括诸如台式计算机,打印机,和监视器。

要求删除远程办公目的的高校资产:

  1. 完成 设备贷款或转移到外的办公地点形式,其中由部门主管/董事(或指定人员)签名要求
  2. 通过电子邮件将填好的表格丹尼斯hoebee dhoebee@twu.edu 和CC:旋律邓恩 mdunn1@twu.eduservicedesk@twu.edu
  3. 为顺畅过渡到未来的工作,从家庭,它的解决方案(ITS)已经准备好为您提供帮助!大部分这种援助的可远程进行;然而,台式机i苹果电脑电脑和一些台式机的视窗设备必须在校园中取出之前调整。
  • 请参阅本网站有关更多信息 居家办公
  • 访问互联网上的TWU台式电脑在家里,你需要从PC的以太网(互联网)连接线连接至家用路由器。 
  • VPN(ciscoanyconnect) 将被要求安装在机器上访问以下内容: 同事UIOracle电子商务 (凤),内部网站 SQL报告, 的X驱动器(映射上 视窗)(地图上 苹果电脑),和的OnBase Web客户端 & gmedia. VPN需要使用,必须在移动设备上安装哆移动应用的。 
  • 如果你把你的桌面的家,你将不再需要使用远程桌面。
  • 拆除前的电脑后的调整,他们将能够通过服务台,也就是,将是全面运作,以协助所有常见问题和请求。不应该需要为用户提升权限。

有关资产的问题? 电子邮件 丹尼斯hoebee 要么 旋律邓恩

作为提醒,把之前对我们的工作限制在地方作为covid-19的结果,各部门接到移动设备清单电子表格 去完成。这仍然是一个要求,所以请继续追踪这些资产。另外,请指派专人兼管的完成这项任务,并在发送之前回重新验证与部门主管/经理的资产信息 丹尼斯hoebee,导演,空间管理,房地产和资产(smrea)办公室。

关于电脑的问题? 在联系技术服务台940-898-3971,techchat.twu.edu,或 servicedesk@twu.edu

感谢所有你做的!

丹尼斯

丹尼斯hoebee,工商管理硕士
Direct要么, Space Management, Real Estate, & Assets
Facilities Management & Construction

(在下午3点59二〇二〇年三月二十〇日)有关covid-19员工更新

亲爱的教师和工作人员,

我想,我们与covid-19事件,并从我们的联邦和国家领导人不断变化的指导搏斗表达我对过去几个星期大家的帮助表示感谢。有时它可以是令人沮丧的,混乱的,可怕的,还有更多的形容词,我们感谢在做好自己的本分大家投球。

鉴于这些事件和疾病预防控制中心和州长办公室的电流指令,员工都应该在家,在可行情况下,实现了从covid-19最佳的隔离工作。我们的同事会在网上勤奋工作,以过渡课程和远程工作。

而大学遗体打开,必要的机构和职责,需要识别的工作人员留在校园里。

工作人员:

顶头上司协商工作与他们的副总裁,将确定这些基本的员工。为人人,人,监事会批准临时远程办公的安排,您可以远程执行的职能范围内。对于那些工作职责不过渡到远程工作,监事将与他们的副总裁和人力资源合作,以寻求解决方案。

由监督者基于所述部门的当前操作需要确定职责可以被修改。 工作职责的每日报告/任务 进行预期由工作人员提交他们的上司。报告须经验证经部门或人力资源的要求。关于远程办公的更多信息,记录时间和休假,和其他covid-19相关的更新,请访问大学的冠状病毒的网站: //www.forgs.net/c要么onavirus/。此外,我们得到了很多的人力资源相关的问题。我建议经常访问这个网站,作为常见问题,包括那些 员工,正在每日更新。

我也想提供有关建立访问更多的信息。本周早些时候,我们限制仅通过主入口进入我们的达拉斯和休斯顿校区以钥匙卡。某些情况下,预测相同的作用路线为丹顿校区。为下午3点,周五,3月20日,在TWU的校园丹顿所有建筑物都只能由大学卡键或黄铜键以及访问。在任何时候在那里我们TWU社区任何危险。

考虑到需要限制的接触,实践社会距离,并坚持到地方,州和联邦的指令,这些步骤都是必要的。安全的操作环境始终是我们的首要任务。你的身份证将允许访问该建筑物的办公室,并多用在校园建筑如图书馆,学生会,先锋厅,包括教室和实验室等,如果有与您卡的问题,识别系统可以在建筑物帮助:940-898-3565或 idservices@twu.edu。如果遇到构建访问问题,请致电大学警方940-898-2911。

最后一个项目,它已经修改了您的桌面电话,因此它可以被转发到您的手机或者即使你的电话号码是外面的940区号对方电话。指令可以在这里找到 //servicecenter.www.forgs.net/tdclient/1956/p要么tal/kb/articledet?id=11353#outside。如果你已经在远程工作,请联系技术服务台在940-898-3971, servicedesk@twu.edu, techchat.twu.edu,或者提交通过请求 技术服务目录.

我明白在这个史无前例的时候大家的辛勤工作,耐心和毅力。

谢谢,

杰森·汤姆林森
对于财务和行政副总裁

网页最后更新时间下午3点03分,2020年8月25日